Wie kann ein Team erfolgreich in der digitalen Remote Arbeitswelt geführt werden und ortsunabhängig Arbeiten? Und welche Remote Tools helfen dir bei gemeinsamen Aufgaben? Hier findest du passende Tipps für die erfolgreiche Führung von Remote Teams und erfährst außerdem, was besonders wichtig für die digitale Zusammenarbeit ist!
Was ist ein Remote Team?
Gerade in der digitalen Arbeitswelt mit Standortunabhängigkeit sind Fähigkeiten für die Teamführung immer wichtiger. Sobald ein Teil oder alle Teammitglieder nicht an einem Arbeitsort arbeiten, spricht man von einem „Remote Team“. Da Arbeits- und persönliche Beziehungen bei Remote Arbeit ausschließlich digital bestehen, sind Führungs-Skills für den Zusammenhalt im Team gefragt. Führungskräfte sollten daher vor allem für Motivation und effizientes Arbeiten sorgen.
7 Tipps: Erfolgreich im Remote Team arbeiten
Aufgabenorganisation
Da ein gemeinsamer Arbeitsort entfällt, können Aufgaben nicht auf Zuruf verteilt werden. Für Remote Teams eignen sich daher digitale Tools, um gemeinsame Aufgaben zu verteilen und Projekte remote zu managen.
Durch den Einsatz von Asana* oder Trello kann untereinander kommuniziert werden. Dadurch ist der Austausch mit Aufgabenverteilung auch standortunabhängig für Remote Teamarbeit möglich. Vor allem in der Einarbeitung neuer Mitarbeiter habe ich daher zur Strukturierung Asana genutzt. Sobald jeder im Remote Team mit dem Tool vertraut ist, hilft Asana vor allem auch mit der Übersicht eigener Aufgaben und Deadlines.
Für den alltäglichen Austausch „auf kurzem Wege“ und weitere Organisation von Themen hilft dagegen Slack. Mit dem Tool kannst du Gruppen und Schlagwörter für unterschiedliche Themen strukturieren. Außerdem ist der direkte Austausch zu Zweit oder in der Gruppe möglich. Alternativ kann auch eine eigene Remote Team WhatsApp-Gruppe erstellt werden. Ich arbeite aktuell mit Slack und WhatsApp am Desktop, damit ich mich kurzfristig austauschen kann.
Von Anfang an ist die Definition von Arbeitszeiten innerhalb der Remote Teams wichtig, da gerade bei gemeinsamen Projekten in unterschiedlichen Zeitzonen der Austausch sonst schwieriger ist. So bleiben gemeinsame Projekte im Flow und können trotz verschiedener Standorte und Zeitzonen organisiert werden.
Infrastruktur
Voraussetzung für Remote Arbeit ist für den Anfang eine stabile und schnelle Internetverbindung. Co-Working bietet dir dafür neben dem Internet auch einen passenden Arbeitsplatz. Dabei ist das Büro oft mit Küche und Drucker ausgestattet und Co-Working hat den Vorteil des Netzwerkens. Je nach Arbeitsbereich ist es auch wichtig, dass bspw. Kopfhörer für Remote Teammitglieder vorhanden sind. Insgesamt ist die Arbeit bei vielen Calls mit passender Infrastruktur wesentlich einfacher.
Da ich selbst seit über 5 Jahren Remote arbeite, teile ich in einer Coworking Map verschiedene Standorte mit dir. Lass dich dort gerne inspirieren oder schreibe mir deine eigene Erfahrung!
Nähe und Beziehungen aufbauen
Führungskräfte und Teammitglieder brauchen bei Remote Arbeit vor allem gegenseitiges Vertrauen. Gerade durch eine persönliche Beziehung und Kommunikation außerhalb der Arbeitswelt wird auch remote Nähe hergestellt. Dafür eignet sich ein wöchentlicher gemeinsamer Videoanruf, um zusammen in die Woche zu starten. Insgesamt ist der direkte Kontakt wichtig. Deswegen sollten Führungskräfte sich bewusst Zeit für Anrufe einplanen. Bei der Nutzung von Slack ist außerdem die Planung von einem zufälliger Austausch mit Hilfe von einem Chat Bot möglich. Dadurch wird auch die Nähe im Team gefördert.
Daher stärken regelmäßiger Austausch zu persönlichen Themen oder gemeinsame Team Events (digital und / oder persönlich) die Beziehungen und das Zusammengehörigkeitsgefühl im Remote Team. Dabei ist auch die sog. Workation immer beliebter.
Remote Team: Einarbeitung
Beim Teamaufbau und neuen Mitarbeitern von Remote Teams ist vor allem die strukturierte Einarbeitung wichtig. Durch Vorbereitung von Manuals und standortunabhängigen Zugriff auf die Dokumente wird dabei der Einstieg vereinfacht. Da gerade zu Beginn viele Fragen aufkommen, ist die Kommunikation auf kurzem Wege wichtig.
Außerdem sind Cloud-Lösungen, wie Google Drive oder DropBox hilfreich. Führungskräfte sollten sich insgesamt zu Beginn viel Zeit für den intensiven Austausch bspw. per Videoanruf nehmen, um neue Teammitglieder einzuarbeiten.
Vertrauen und Eigenverantwortung
Durch die hohe Flexibilität beim ortsunabhängigen Arbeiten sind vor allem die Selbstorganisation der Teammitglieder und zudem Vertrauen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit entscheidend. Dabei hilft die Planung von Briefings, Feedbacks und gegenseitigen Updates zu Aufgaben im Remote Team. Außerdem ist es besonders wichtig, dass Führungskräfte Mikromanagement und Kontrollbedürfnisse ablegen. Dadurch bleibt die Motivation im Remote Team hoch und es entsteht eine vertrauensvolle Basis.
Führungskräfte können bestimmte Parameter zur Nachverfolgung von erfolgreicher Zusammenarbeit durch bspw. eine hohe Kundenzufriedenheit einsehen. Damit kann eingesehen werden, ob das Team mit Vertrauen Ergebnisse erzielt.
Tools für Remote Teams
Hier fasse ich alle genannten Remote Tools für die Arbeit im Team zusammen.
| Arbeitsbereich | Remote Tool |
|---|---|
| Chat | Slack, Google Hangouts, Hip Chat, WhatsApp Gruppe |
| Projektmanagement | Asana*, Trello |
| Telefon-Anrufe | AirCall* |
| Video-Anrufe | Skype, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams |
| Time-Tracking | Harvest, Toggl, OnTheClock |
| Termine | Google Kalender, Doodle Calendly |
| Brainstorming | Miro, Google Notes |
| Produktivität | Pomofocus |
| Dokumente Teilen | Google Drive, DropBox, Zoho-Docs, Teamviewer, VPN-Zugang |
| Business Modelle | Kanban, Canvas |
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(Miss-)Kommunikation
Gerade der vertrauensvolle Austausch ist im Remote Teams besonders wichtig. Daher gibt es für die Kommunikation untereinander verschiedene Optionen:
- E-Mails: kurze Nachrichten, Meetings und Absprachen
- Chat: Austausch zwischen einzelnen oder mehreren Remote Teammitgliedern auf kurzem Wege
- Telefon: für komplexere Themen und Fragestellungen der Missverständnisse
- Videoanruf: ebenfalls für schwierigere Themen oder die Einarbeitung und zur Rücksprache bei Meinungsverschiedenheiten. Auch für Job-Interviews oder Feedback geeignet.
- Persönliche Treffen: für Remote Teamstärkung, Feedbackrunden und Personalgespräche
- Aufgezeichnete Videos: für Schulungen, zur Einarbeitung oder Präsentationen
Misskommunikation
Vor allem bei rein schriftlicher und digitaler Kommunikation entstehen im Remote Team schnell Missverständnisse. Um negative Stimmung im Team und Auswirkungen auf die Arbeit zu vermeiden, ist der direkte und vor allem persönliche Austausch weiterhin das A und O. Reden per Telefon oder Videoanruf hilft durch Einschätzung der Stimmlage und Mimik, was wirklich beim Anderen vorgeht. Daher ist der direkte Austausch gerade für Führungskräfte wichtig, damit auch langfristig gemeinsam im Remote Team erfolgreich gearbeitet wird.
4 Tool-Tipps für die digitale Einarbeitung
Ich habe bereits ein Remote Team zusammen gestellt. Gerade die Einarbeitung ist besonders wichtig, damit digitale Prozesse für neue Mitglieder verständlich sind. Zur Steigerung der Motivation im Remote Team achte ich daher von Anfang an auf die Verfügungstellung verschiedener Tools. Ich habe die jeweiligen digitalen Gadgets vor dem Start an das neue Teammitglied gesandt und habe dann während der Einarbeitung die Nutzung besprochen. Hier findest du weitere Hilfsmittel für digitale Arbeit.
Buch-Geschenk
Neben den beruflichen Qualifikationen ist mir die Persönlichkeit für ein Remote Team sehr wichtig. Jedes neue Mitglied wird daher wertgeschätzt und ich verschenke zu Beginn gerne Bücher. Ein Klassiker ist dabei für mich Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg*.
In diesem Buch kann ein neuer Mitarbeiter sowohl persönlich als auch beruflich Anregungen für sich mitnehmen. Weitere Buch-Tipps für smartes Arbeiten findest du hier.
Laptop-Halterung
Da die tägliche Arbeit am Laptop beim Remote Team im Vordergrund steht, ist neben einem ergonomischen Sitz auch der Winkel zum Bildschirm wichtig. Daher empfehle ich die Verfügungstellung von einem Laptop-Ständer*, der höhenverstellbar ist und indiviuell an die Bedürfnisse des Mitarbeiters angepasst werden kann.
Kopfhörer mit Kabel
Egal ob für den Austausch per Videoanruf oder die Bearbeitung von Kundenanrufen – ein Headset* mit Geräuschunterdrückung darf bei der Ausstattung vom Remote Team nicht fehlen.
Ich habe die Kopfhörer vor dem ersten Arbeitstag des jeweiligen Mitarbeiters versandt, damit direkt ab dem ersten Tag die reibungslose Kommunikation möglich ist.
In-Ear Kopfhörer
Je nach Präferenz würde ich mit dem neuen Mitglied im Remote Team die Wahl der Kopfhörer besprechen. Je nach Wunsch können die Kopfhörer mit Kabel an den Ohren drücken und sind gerade bei Nutzung einer Brille über einen gesamten Arbeitstag unangenehm. Daher besteht alternativ die Möglichkeit von In-Ear Kopfhörern*.
Anforderungen an Remote Team Führungskräfte
Führungskräfte haben bei Remote Arbeit die Aufgabe, Teammitgliedern Vertrauen entgegenzubringen und keinem Micromanagement zu verfallen. Dafür kann durch die Absprache klarer Regeln von vorneherein die standortunabhängige Zusammenarbeit sichergestellt werden. Bspw. sollten sich Mitarbeiter zum Arbeitsstart im gemeinsamen Chat-Portal einloggen. Genauso gibt es auch die Möglichkeit von „Chat-Pausen“ nach kurzer Ankündigung, damit Aufgaben oder Meetings in Ruhe und ohne Unterbrechung nachgegangen werden kann.
Mitarbeiter und deren Wünsche sollten bei Remote Teams berücksichtigt werden. Führungskräfte sollten in regelmäßigem Austausch daher darauf achten, welche Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder bestehen und wie Konfliktpotentiale und Frustration reduziert werden können.
Fazit
Ortsunabhängiges Arbeiten in Remote Teams ist eine Win-Win Situation für Führungskräfte und deren Mitarbeiter. Durch digitale Infrastruktur und Remote Tools wird standortunabhängig zusammen gearbeitet und dabei gleichzeitig die Flexibilität und Motivation von Remote Teams erhöht. Wichtige Kriterien sind dabei die Nutzung von Remote Tools und der gegenseitige Austausch, um langfristig motiviert an gemeinsamen Projekten zusammenzuarbeiten. In meinem neuen Online-Startkurs zeige ich dir auch weitere Tools und den Weg zu deinem eigenen Remote Business! Was ist dir für die erfolgreiche Zusammenarbeit im Remote Team besonders wichtig?